Как архивировать электронные письма в Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Чем больше вы используете свой почтовый ящик Microsoft Outlook, тем больше увеличивается ваш почтовый ящик. Если задуматься, это очень похоже на то, как бумаги обычно скапливаются у вас на столе. Но что делать, когда куча становится такой большой, что с ней нужно разбираться? Что ж, в реальной жизни вы можете найти время, чтобы отсортировать каждый документ и сохранить те бумаги, которые важны, и отбросить менее важные. К счастью, вы можете воссоздать тот же процесс в Outlook.

Все без исключения версии Outlook поддерживают архивирование. Более того, у вас есть несколько вариантов архивирования элементов в Outlook. Самый удобный способ - использовать AutoArchive для работы со старыми сообщениями, встречами и задачами. Другой способ сделать это - использовать ручное архивирование для перемещения сообщений в определенную папку. Но самый быстрый способ - использовать кнопку « Архив» , расположенную в меню « Файл» .

Помните, что Outlook сохраняет папку по умолчанию для архивирования, которую нельзя удалить. Архивирование электронной почты поможет вам поддерживать порядок в магазине, упростит поиск старых писем, сохранив при этом незагроможденный почтовый ящик.

Ниже у вас есть серия руководств, которые проведут вас по архивации элементов в Outlook всеми возможными способами. Давай начнем!

Метод 1. Ручное архивирование сообщений одним действием

Этот метод - самый быстрый способ переместить одно или несколько сообщений в папку архива. Эти заархивированные файлы останутся доступными через окно поиска или при ручном переходе в папку архива . Архивированные элементы также можно просмотреть на мобильных устройствах, посетив папку « Архив ». Вот краткое руководство по ручному архивированию элементов в Outlook 2016:

  1. Откройте Outlook и выберите одно или несколько сообщений в папке « Входящие» или в любой другой папке.
  2. Щелкните значок « Архив» внутри группы « Удалить ». Значок архива отображается только внутри ленты в Outlook 2016.

    Примечание. Вы также можете нажать клавишу Backspace, чтобы добиться того же результата.

  3. Вы сможете найти свои сообщения в папке архивов .

    Примечание. Папка «Архив» создается автоматически, даже если вы никогда не использовали ее раньше. Если вы не видите папку «Архив», выберите «Файл»> «Учетная запись Office»> «Параметры обновления» и нажмите « Обновить сейчас» .

Метод 2: использование функции автоархивации

В Outlook есть автоматическая функция архивирования элементов, которая называется AutoArchive. Эту функцию можно запрограммировать на регулярное архивирование элементов. Все версии Outlook поддерживают архивирование. Разница в том, что автоархивирование отключено по умолчанию в Outlook 2010 и более поздних версиях.

После включения автоархивации пользователи могут устанавливать свойства для каждой папки, которую они хотят заархивировать. Имейте в виду, что при архивации электронного письма оно будет перемещено в другой файл PST и больше не будет доступно в основном файле PST. Вот краткое руководство по включению и использованию AutoArchive:

Как включить и настроить автоархивирование

  1. Чтобы включить автоархивирование , перейдите в « Файл»> «Параметры» . Как только вы войдете в настройки Outlook , щелкните вкладку « Дополнительно », чтобы перейти к ней, затем нажмите « Параметры автоархивации» .

    Примечание. В Outlook 2007 и более ранних версиях вы можете найти параметры автоархивации в Инструменты> Параметры> Другое .

  2. Если все неактивно, вам необходимо установить флажок рядом с « Запустить автоархивирование» , чтобы включить автоархивирование.

  3. Теперь пора настроить, как будет вести себя AutoArchive. Начните с выбора, как часто вы хотите запускать автоархив. По умолчанию это 14 дней, но если вы хотите, чтобы он оставался чистым, установите его где-то между 2 и 6.

  4. Если вы хотите получать уведомления перед запуском автоархивации, установите флажок рядом с параметром « Запрашивать перед запуском автоархивации» . Рекомендуется оставить эту опцию включенной, поскольку автоматическое архивирование может помешать вашей работе.

  5. Чтобы избежать заполнения вашего архива ненужными сообщениями электронной почты, рекомендуется оставить флажок Удалить сообщение с истекшим сроком действия . Если вы отключите Архив или Удалить старые элементы, только просроченные сообщения будут полностью удалены.

  6. Если вы хотите, чтобы ваша архивная папка была видна внутри Outlook, вам необходимо включить Показать архивную папку в списке папок.

  7. Теперь установите настройки папки по умолчанию для архивирования.
  8. Затем включите переключатель рядом с « Переместить старые элементы в» и нажмите « Обзор», чтобы указать путь, по которому вы хотите заархивировать элементы. Нажмите ОК, чтобы подтвердить свои настройки.

После того, как вы включили и настроили AutoArchive, он автоматически выполнит свою работу в назначенное время. Вы можете убедиться, что он работает, проверив , заполняется ли папка « Архивы ».

Настройка свойств автоархивации для отдельных папок

После завершения настройки функции AutoArchive вы можете добавить дополнительный уровень управления, установив определенные свойства для каждой из ваших папок. Для папок, таких как « Удаленные» или « Спам », обычно используются свойства автоархивации, отличные от свойств основной папки электронной почты.

Примечание. Если вы не установите отдельные параметры автоархивации для папки, она автоматически будет использовать глобальные параметры автоархивации, указанные выше.

Вот краткое руководство по настройке отдельных свойств автоархивации для папки:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите обработать, и выберите « Свойства».

  2. Щелкните вкладку « Автоархивирование », чтобы переместить ее вперед. Здесь у вас есть набор настроек, которые будут применяться только к этой папке.

  3. Вы можете отключить автоархивирование для этой папки, нажав Не архивировать элементы в этой папке .

  4. Чтобы отменить глобальные настройки автоархивации, нажмите « Архивировать эту папку с этими настройками» и внесите свои изменения ниже. Нажмите Применить, чтобы подтвердить ваши настройки.

    Примечание: имейте в виду, что эти настройки не будут применяться ни к одной из подпапок этой конкретной папки. Вам нужно будет изменить каждую из них.

Метод 3: архивирование писем вручную с помощью инструментов очистки

Если вы не большой поклонник автоматизации, есть промежуточное решение, которое позволит вам выполнять массовое архивирование с еще большим контролем. С помощью этого метода вы можете заархивировать всю папку вместе с ее подпапками. Если вы не хотите ждать, пока сработает автоархив, вы можете сделать это самостоятельно и выбрать, где вы хотите их сохранить. Вот что вам нужно сделать:

  1. Щелкните вкладку « Файл », затем перейдите к « Информация» и разверните раскрывающееся меню « Инструменты очистки». В раскрывающемся меню выберите Архивировать .

  2. Выберите  Архивировать эту папку и все подпапки и щелкните папку, которую вы хотите заархивировать.

  3. Если вы хотите, чтобы все ваши данные Outlook были заархивированы, щелкните свой адрес электронной почты вверху списка.

  4. Используйте раскрывающееся меню рядом с пунктом «Архивировать элементы старше, чем», чтобы выбрать самую последнюю дату для элементов, подлежащих архивированию. Все элементы старше даты, указанной в этом меню, будут заархивированы.

  5. Вы можете заархивировать элементы, которые ранее были исключены из автоматического архивирования, установив флажок рядом с « Включить элементы в автоархивирование» .

  6. Используйте кнопку « Обзор» , чтобы указать путь, по которому вы хотите сохранить архив PST. Нажмите ОК, чтобы начать процесс.

Вскоре вы заметите, что некоторые электронные письма будут перемещены из папок по умолчанию в заархивированный файл pst.

Примечание . Заархивированный файл должен стать доступным в Outlook как папка. Если по какой-то причине он не переходит в Файл  и нажмите Открыть и экспортировать . Затем нажмите « Открыть файл данных Outlook» , перейдите в папку с архивом и нажмите « ОК» .